Sfeervol evenement op 1,5 meter; zo fix je dat!

Na een periode van online contact is de hunkering naar een echt evenement groots. Tot 100 personen mogen we weer en dat is fijn! Het online evenement bood een passend alternatief, maar wie echt kennis wil delen die blijft hangen weet dat een fysiek element key is bij het krijgen van volledige aandacht van de deelnemers. Gelukkig zijn er veel mogelijkheden om het anderhalve meter evenement veilig en sfeervol te vullen!

Plenair

De kick-off van jouw evenement staat of valt met een sterke plenaire sessie. Gelukkig is de anderhalve meter eis, met wat simpele aanpassingen, bij dit onderdeel van het evenement makkelijk te waarborgen. Dat kan bijvoorbeeld door in de opstelling rijen of stoelen ongebruikt te laten. Of door te werken met een ‘schoolopstelling’! Door middel van goede beeld- en audiofaciliteiten kan iedereen de sessie op afstand volgen. Werknemers die liever thuisblijven of tot een risicogroep behoren kunnen het plenaire gedeelte via livestream volgen en, indien gewenst, interactief mee doen door bijvoorbeeld vragen te stellen of deel te nemen aan een mobiele quiz.

Voldoende ruimte, goede planning, slimme routing

Stands maar ook productpresentaties vragen om slimme routing. Door vooraf een vloerplan aan te leveren met uitleg weet de gast bij bezoek waar hij of zij aan toe is. Standhouders kunnen gemakkelijk 1,5 meter afstand houden en door een bepaalde route af te leggen kunnen over een gehele dag gezien meer dan 100 bezoekers het evenement bezoeken. Deel de dag bijvoorbeeld in met tijdsloten. Waarbij groep 1 binnen een tijdsbestek van 3 uur (bijvoorbeeld van 9:00-12:00 uur) een plenaire sessie volgt en vervolgens tijd en ruimte krijgt om de stand of productpresentatie route te lopen.  De volgende groep krijgt, na vertrek van groep 1, vanaf 12.30 uur toegang tot het evenement waarna zij het zelfde programma zullen volgen. Door met tijdsloten te werken beperk je het fysiek contact tussen deelnemers maar geef je wel meer bezoekers de kans deel te nemen aan jouw evenement. Een andere mogelijkheid is een omgekeerd evenement. Waarbij je het plenaire gedeelte op een andere locatie plaats laat vinden dan bijvoorbeeld het beursgedeelte van de dag. De ene groep begint met het beursgedeelte, de andere begint met plenair. Waarna zij om een bepaalde tijd wisselen van locatie.

Hybride events

Meer dan 100 geïnteresseerden en/of genodigden? Denk dan een hybride evenement! Het evenement is live en achteraf te volgen via een webcast. Genodigden kunnen het evenement bijvoorbeeld vanuit huis volgen, maar een koppeling tussen twee verschillende evenementlocaties maken behoort ook tot de mogelijkheden. Wat een hybride evenement leuk maakt is dat het hier niet om een louter statische verbinding gaat; interactie tussen de deelnemers is een vereiste. Denk hierbij aan de mogelijkheid om vragen te stellen of deel te nemen aan een quiz. Zo houd je de aandacht van alle deelnemers vast; ook van de ‘bezoekers’ die niet fysiek aanwezig kunnen zijn!

Veilig borrelen

Een evenement is niet compleet zonder een netwerk of borrelmoment. Even bijkletsen, napraten en contact leggen. Naargelang de aard van het evenement kan hierbij voor een goede vorm worden gekozen. Kennen de deelnemers elkaar bijvoorbeeld nog niet en is er behoefte aan netwerken? Denk dan aan een speeddate borrel; waarbij de deelnemers op gezette tijden van plaats wisselen. Bij de borrel staan de gasten op gepaste afstand aan statafels en geschiedt de uitservering van dranken en versnaperingen via selfservice. De barman zet de bestellingen op de bar en doet een stap terug, waarna de bezoeker deze veilig mee kan nemen.

Instructies vooraf

Om het evenement veilig te laten verlopen is het belangrijk dat de bezoekers vooraf instructies ontvangen via, bijvoorbeeld, e-mail. Hoe verloopt de ontvangst, welke stoel en/of statafel is aan hen toegewezen en hoe geschiedt de roulatie bij bijvoorbeeld de borrelsessie? Het kan daarbij handig zijn een vloerplan te delen en duidelijk te maken welke personen de desbetreffende avond als vraagbaak fungeren. Daarnaast is het goed om een instructie rondom hygiëne en afstand mee te geven aan de gasten.  Aandacht bij anderhalve meter evenement is key!

Een evenement, juist nu!

Een evenement is nu meer gewenst dan ooit en zal nog lang in het geheugen van je bezoekers gegrift staan. Na een periode van intelligente lockdown is de hunkering naar fysieke samenkomst en wederzien immers groots! Daarnaast heeft iedereen begrip voor de nieuwe regels; het gaat tenslotte om hun eigen veiligheid en die van anderen. 

Behoefte aan extra zekerheid? Maak kennis met ons garantiefonds, waarbij je altijd de garantie hebt jouw evenement kosteloos te verplaatsen tot 10 werkdagen voor deze plaatsvindt. Benieuwd naar de verdere mogelijkheden of heb je vragen? Neem contact op met onze adviseurs!

Op deze pagina:
Sfeervol evenement op 1,5 meter; zo fix je dat!

Overige artikelen

Samen de beste keuze maken?

Wij zetten graag onze ervaring in!